giovedì 22 settembre 2016

I processi sono stati ottimizzati: sei pronto per la certificazione? #ISO9001

Dopo avere ottimizzato la gestione dei processi le aziende in genere attendono qualche mese prima di fissare l’audit di  certificazione ISO 9001:2015.
In questa fase però sorgono dei dubbi sull’efficacia del lavoro svolto, per cui è bene che l’audit interno pre-certificazione verifichi i seguenti aspetti:

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Manuale, procedure e modulistica in formato MS Word editabili di un sistema
qualità ISO 9001:2015 –
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  1. controllare ogni processo del sistema di gestione qualità
  2. riesaminare  le istruzioni di lavoro relative ai requisiti ISO 9001:2015, provvedendo poi alle eventuali correzioni
  3. riesaminare istruzioni di lavoro contenute nelle procedure documentate aziendali e che, in caso di errori, vengano allineate le une alle altre.
  4. eseguire un riesame della direzione approfondito, verificando che siano presenti tutti gli elementi di ingresso previsti dalla norma ISO 9001e che siano attivate tutte le azioni di miglioramento.


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lunedì 20 giugno 2016

5 suggerimenti per implementare un sistema di gestione ISO 9001:2015

Suggerimento 1: Condurre una Gap Analysis Audit
Pianificare il progetto di implementazione / transizione fin dall’inizio in modo efficace ed efficiente conducendo un audit di analisi gap interno in modo tale da definire le lacune presenti e le necessarie azioni correttive da applicare con i relativi tempi di attuazione.

Suggerimento 2: Creazione conformità dei processi
Documentare tutti i processi fondamentali è un modo corretto per impostare l’implementazione del SGQ ISO 9001:2015

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Tutti gli strumenti per aggiornare rapidamente il sistema di gestione
qualità alla nuova ISO 9001:2015
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Suggerimento 3: Definire a priori documenti e obiettivi qualità
Anche se non più richesto  dalla nuova norma ISO 9001: 2015, ha senso di strutturare un Manuale della Qualità che riflette la vostra politica di qualità, così come l’elenco di tutte le vostre procedure operative . Altresì è fondamentale definire gli obiettivi con termini quantitativi (numeri) per misurare le prestazioni del SGQ

Suggerimento 4: formazione a 360 gradi
L’errore fondamentale che la maggior parte delle aziende compie è la formazione ISO 9001 limitata ai dipendenti. E’ consigliabile invece allargarla a tutto il personale che interagisce con l’azienda, ovviamente con interventi formativi focalizzati sui processi che li vede interessati.

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Tutti gli strumenti per aggiornare rapidamente il sistema di gestione
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Suggerimento 5: Supporto del Top management
Il supporto del Top Management è fondamentale per sviluppare un efficace sistema di gestione qualità ISO 9001:2015. A tale scopo è necessario che già nella fase di implementazione il top management sia direttamente coinvolto in ogni passaggio e in ogni problematica che potrebbe emergere e che deve essere con esso condivisa

martedì 22 settembre 2015

Approvato il Draft ISO 9001:2015 - Ora la norma è ufficialmente operativa

Il DRAFT ISO 9001:2015 è stato approvato con 75 voti a favore, 0 contrari, 5 astensioni
(Canada, Honduras, Kazakistan, Lussemburgo e Qatar).
Occorre attendere che la norma venga pubblicata (questione di poche ore).
Cosa significa per le aziende certificate ISO 9001:2008?


In primo luogo - non è necessario correre. Poiché la norma ISO 9001 revisione 2015 ha nuovi requisiti che interesseranno i sistemi di gestione qualità esistenti, e poichè gli enti di certificazione devono ancora completare l'iter di preparazione, è consigliabile non essere tra i primi a certificarsi ISO 9001:2015.

In secondo luogo - si può iniziare la preparazione. Si consiglia di iniziare a confrontare i SGQ  con il nuovo standard. Il modo migliore per iniziare tale Gap Analysis tra lo standard del 2008 e la revisione del 2015 è utilizzare gli strumenti che www.certificazione.info ha realizzato ovvero:

ISO 9001:2015 - Gli strumenti operativi già pronti
1) Manuale qualità ISO 9001:2015 - download immediato
2) Procedura Gestione rischi - SGQ ISO 9001:2015
3) Corso on line - Come realizzare un sistema di gestione qualità conforme alla ISO 9001:2015

4) Check list audit ISO 9001:2015

Autore: Dr.  Matteo Rapparini
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lunedì 21 settembre 2015

Impostazione pratica del Risk based Thinking nella ISO 9001:2015 - 1a parte

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ISO 9001:2015 - Gli strumenti operativi già pronti
1) Manuale qualità ISO 9001:2015 - download immediato
2) Procedura Gestione rischi - SGQ ISO 9001:2015
3) Corso on line - Come realizzare un sistema di gestione qualità conforme alla ISO 9001:2015

4) Check list audit ISO 9001:2015

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La nuova ISO 9001:2015 appare molto chiara per quanto concerne l'applicazione del Risk Based Thinking (approccio basato sul rischio): in sintesi lascia piena libertà all'azienda sul livello di applicazione di tale requisito.

Ma prima di poter fare questo, dobbiamo affrontare una clausola presente nella ISO 9001:2015. Si tratta della clausola correlata al "contesto dell'organizzazione".
Chiunque affronta l'applicazione del Risk Based Thinking senza considera il "contesto dell'organizzazione" rischia di compiere un errore che poi si trascinerà nelle successive fasi di implementazione dei sistema di gestione qualità.

Questa attenzione al "contesto dell'organizzazione" deriva dal punto 6.1.1 della norma in cui si dice che l'organizzazione nel momento di pianificare il sistema di gestione qualità, deve considerare i requisiti dei punti 4.1 e 4.2.


Ciò significa che prima di avviare la valutazione dei rischi dei processi, occorre condurre l'identificazione corretta relativa al "contesto dell'organizzazione".

Vediamo come fare.
1) Identifica le parti interessate interne chi sono, quali sono i loro requisiti e le aspettative
2) Identifica le criticità interne ed esterne
3) Definisci lo scopo del sistema di gestione qualità
4) Identifica i processi del sistema di gestione qualità


Per fare questo utilizza una matrice come questa

Parte
interessata        Interna/Esterna   Motivo dell'interesse

____________ _____________  _________________
____________ _____________  _________________
____________ _____________  _________________
____________ _____________  _________________

____________ _____________  _________________
____________ _____________  _________________
____________ _____________  _________________
____________ _____________  _________________

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ISO 9001:2015 - Gli strumenti operativi già pronti
1) Manuale qualità ISO 9001:2015 - download immediato
2) Procedura Gestione rischi - SGQ ISO 9001:2015
3) Corso on line - Come realizzare un sistema di gestione qualità conforme alla ISO 9001:2015

4) Check list audit ISO 9001:2015

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A questo punto devi focalizzarti sui gruppi di persone che hanno un impatto diretto o indiretto su i tuoi prodotti/servizi e quindi sul sistema di gestione qualità
Quindi definisci se sono interni (lavorano per l'azienda) o esterni (terze parti). Definisci poi perchè questi gruppi hanno un'impatto sull'organizzazione.


Facciamo un esempio
Parti interessate interne
Impiegati, altre divisioni dell'azienda, dipartimenti che possono essere esterni all'azienda (es. ufficio legale)
Parti interessate esterne
Clienti, fornitori, legislatori, pubblico, altri utenti finali del prodotti/servizio, concorrenti, enti di certificazione



Una volta identificate le parti interessate occorre identificare gli aspetti che hanno un impatto diretto o indiretto sui prodotti/servizi

Aspetti interni
_ valori
_ cultura
_ conoscenze
_ performance

Aspetti esterni
_ legali
_ tecnologici
_ competivi
_ mercato
_ culturali
_ sociali
_ economici


Costruiamo quindi una matrice con 4 colonne in cui riportiamo
_ Interno/esterno
_ Tipo di aspetto considerato
_ Descrizione
_ Positivo/Negativo


La colonna "positivo/negativo" ci sarà molto utile nell'applicazione del "Risk based Thinking" in quanto ci consentirà di definire se  il Tipo di aspetto considerato è un rischio o una opportunità.
La prossima settimana uscirà su questo blog la seconda parte - Impostazione pratica del Risk based Thinking nella ISO 9001:2015

Autore: Dr.  Matteo Rapparini
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1) Manuale qualità ISO 9001:2015 - download immediato
2) Procedura Gestione rischi - SGQ ISO 9001:2015
3) Corso on line - Come realizzare un sistema di gestione qualità conforme alla ISO 9001:2015

4) Check list audit ISO 9001:2015

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mercoledì 16 settembre 2015

Pubblicata la nuova ISO 14001:2015 - Ecco le novità

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Manuale, procedure e modulistica in formato MS Word
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L'ISO ha pubblicato la nuova ISO 14001:2015 - la norma per realizzare i sistemi di gestione ambientale. Le aziende avranno tempo fino a giugno 2018 per aggiornare i propri sistemi di gestione ambientale.

Vediamo rapidamente quali sono le novità. Nelle prossime settimane pubblicheremo il corso on line, manuale, procedure e modulistica di un sistema di gestione ambientale ISO 14001:2015.

1)  Nuova struttura
La ISO 14001:2015 ha una struttura di Alto Livello”, con conseguenti benefici derivanti da:
_ struttura identica per tutti i sistemi di gestione
_ terminologia coerente con le altre norme di sistemi di gestione
_ più facile comprensione dei requisiti
_ più efficiente integrabilità dei sistemi di gestione
E' strutturata in 10 capitoli:
1. Scopo
2. Riferimenti normativi
3. Termini e definizioni
4. Contesto dell'organizzazione
5. Leadership
6. Pianificazione
7. Supporto
8. Funzionamento
9. Valutazione delle prestazioni
10. Miglioramento



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Manuale, procedure e modulistica in formato MS Word
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4. Contesto dell'organizzazione
Le organizzazioni devono chiarire tutti gli aspetti esterni e interni che hanno un impatto significativo sulla loro capacità di raggiungere i propri obiettivi di gestione ambientale.
Ci si riferisce in particolare alle condizioni ambientali che possono influenzare il funzionamento di un'azienda, i suoi prodotti e servizi. Inoltre, l'organizzazione è tenuta a identificare le parti interessate dal sistema di gestione ambientale, per determinare le loro esigenze e aspettative.






5.1 Responsabilità della direzione
I requisiti relativi al coinvolgimento e alla gestione della responsabilità della direzione sono stati raf
forzati.
Si richiede che gli obiettivi ambientali vengano verificati per garantirne la congruenza con la pianificazione strategica dell'organizzazione e con il contesto ove la stessa opera.
Tutto ciò servirebbe a garantire che i requisiti definiti per la gestione ambientale siano inclusi nei processi aziendali principali e che i requisiti di gestione ambientale portino ai risultati desiderati.

5.2 Politica ambientale
Nella versione attuale della norma è stato mantenuto il principio dell'impegno alla prevenzione
dell'inquinamento, con estensione all'impegno per la protezione ambientale nel contesto dell'organizzazione:
Utilizzo sostenibile delle risorse, Misure volte a ridurre l'impatto da Cambiamenti Climatici (es. passaggio da energia fossile a fonti di energia rinnovabili), Tutela della biodiversità e degli ecosistemi,Altri aspetti ambientali rilevanti.

6.1 Azioni per affrontare il rischio associato a minacce e opportunità
Tra i requisiti di pianificazione è stata introdotta la  necessità di avvalersi di metodologie basate sulla
valutazione del rischio. La valutazione dei rischi associati a minacce e opportunità dovrebbe assicurare che l'organizzazione sia in grado di conseguire quanto pianificato e che sia in grado di conseguire il miglioramento continuo prevenendo o riducendo effetti
indesiderati, ad esempio derivanti da condizioni ambientali esterne.
Tale processo risente dell'esito della identificazione del contesto (4.1) e della comprensione
delle aspettative delle parti interessate (4.2).

*********** KIT ISO 14001:04 *********
Manuale, procedure e modulistica in formato MS Word
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6.1.2 Identificazione degli aspetti ambientali
Il processo di identificazione degli aspetti ambientali ricalca quanto definito nell'edizione 2004 della norma, tuttavia viene richiesto un approccio orientato al ciclo di vita del prodotto, pur non richiedendo un vero LCA.

6.1.3 Prescrizioni legali
Il capitolo 4.3.2 “Prescrizioni legali e altre prescrizioni” della ISO 14001:2004, benché cambiato nella forma, è stato pressoché confermato nei contenuti.

6.2 Obiettivi ambientali e pianificazione per il loro conseguimento
Come per l'edizione 2004, la definizione degli obiettivi ambientali deve essere coerente con l'esito della valutazione della significatività degli aspetti ambientali;
viene inoltre evidenziato che deve essere garantita congruenza anche con l'esito della valutazione del
rischio (6.1).
Si vuole inoltre promuovere la valutazione delle prestazioni ambientali basata su uno o più indicatori che contribuiranno a valutare e a dimostrare il livello delle prestazioni conseguite e il raggiungimento degli obiettivi. Viene poi confermato che le azioni pianificate per il conseguimento degli obiettivi possono essere integrate nei processi di business planning aziendale.

7.4.3 Comunicazione esterna
I requisiti relativi alla gestione della comunicazione sono stati completamente riscritti, includendo riferimento al processo di pianificazione della comunicazione, richiedendo che le informazioni comunicate siano congruenti con quanto generato dal sistema di gestione e che siano affidabili.

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Manuale, procedure e modulistica in formato MS Word
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8.1 Pianificazione e Controllo operativo
Si evidenzia un generale rafforzamento del rapporto tra la gestione ambientale e la normale pianificazione dei processi aziendali. I criteri operativi dei processi ed i controlli dei processi stessi costituiscono  il fulcro dei requisiti operativi del sistema di gestione ambientale. Viene poi ripreso
l'orientamento al ciclo di vita del prodotto richiesto in fase di identificazione degli aspetti ambientali,
richiedendolo specularmente nell'approvvigionamento di prodotti e servizi, nelle fasi di progettazione, sviluppo, erogazione/consegna, utilizzo e trattamento a fine vita. Per la gestione di fornitori e appaltatori sono ripresi requisiti di fatto già espressi nella edizione 2004, mentre
la definizione di informazioni relative ad impatti di prodotti e servizi lungo il loro ciclo di vita risulta ora meglio espressa.

mercoledì 9 settembre 2015

Come cambieranno gli audit nella nuova ISO 9001:2015?

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ISO 9001:2015 - Gli strumenti operativi già pronti
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2) Procedura Gestione rischi - SGQ ISO 9001:2015
3) Corso on line - Come realizzare un sistema di gestione qualità conforme alla ISO 9001:2015

4) Check list audit ISO 9001:2015

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Per quanto concerne gli audit la nuova ISO 9001:2015 prevede alcuni cambiamenti, non una vera e propria rivoluzione, ma alcune modifiche a ciò che già si fa.
La prima riflessione è che nei nuovi Sistemi Gestione Qualità, non essendoci obbligatoriamente la procedura per la gestione degli audit, occorrerà partire da un'altra ottica e cioè dal singolo processo per capire se la documentazione presente (informazione documentata), sia sufficiente a garantire il rispetto dei requisiti della norma.
La nuova norma infatti consente di limitare la documentazione a una serie di informazioni documentate che possono assumere diverse forme, dal cartaceo all'elettronico, ecc.
Nello stilare il programma di audit occorrerà tenere particolarmente in considerazione:
_ gli obiettivi della qualità
_ i rischi e la relativa valutazione, presenti nei singoli processi aziendali.
La norma di riferimento è sempre la ISO 19011:2012.
La check list di riferimento per l'audit ISO 9001:2015 è disponibile dal seguente link

Autore: Dr. Matteo Rapparini - Tel. 051-35.38.38 - info@edirama.org

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lunedì 31 agosto 2015

Come fare gli audit correttamente - parte 2

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Uno degli aspetti più importanti affinchè l'audit ISO 9001 raggiunga i suoi obiettivi, e fornisca realmente all'azienda utili indicazioni non solo per ottimizzare il sistema gestione qualità, ma tutti i processi aziendali, è il coinvolgimento del top management.

Il Top Management deve avere un ruolo attivo, anche se la norma non lo richiede espressamente. Vediamo come fare rispondendo ad alcune utili domande

1) Come puoi dimostrare che il Top Managment è coinvolto nel sistema di gestione ISO 9001?
Puoi dimostare tale coinvolgimento dal fatto che:
_ sottolinea frequentemente l'importanza di soddisfare i requisiti del cliente e della norma
_ promuove attivamente la politica qualità (o ambientale/sicurezza del lavoro)
_ ha definito obiettivi per verificare il miglioramento continuo
_ partecipa ai riesami della direzione
_ fornisce le risorse necessarie

2) Come può il Top Managment verificare se le esigenze del cliente sono soddisfatte?
Mostra ad esso i numeri, ovvero dati (es. incremento fatturato singolo cliente) inconfutabili

3) Come dimostare che il Top Management promuove attivamente la politica della qualità?
Mediante opuscoli distribuiti ai dipendenti, riunioni, ausili audio-visivi


4) Come vengono fissati gli obiettivi del SGQ e monitorati i relativi progressi?
Fornisci al Top managment le informazioni relative agli indicatori di performance con i dati su obiettivi, e metodi di misurazione.


5) Come viene mantenuta l'integrità del sistema di gestione ISO in occasione di modifiche ai processi e al sistema medesimo?
Informa il Top Managment su come il rappresentante di direzione debba essere sempre informato sull'importanza di proseguire con i processi chiave del sistema come la revisione interna, azioni correttive / preventive, riesame della direzione, ecc

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2) Procedura Gestione rischi - SGQ ISO 9001:2015
3) Corso on line - Come realizzare un sistema di gestione qualità conforme alla ISO 9001:2015
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6)  Come sono definite e comunicate all'interno dell'organizzazione responsabilità e autorità ?
 Si potrebbe mostrare l'organigramma e le sezioni  responsabilità / autorità delle singole procedure

7) Chi è il rappresentante della direzione, e quali sono le responsabilità?
Speriamo che il Top Management sappia rispondere a questa domanda .... :)


8) Descrivi il ruolo del Top Management nel riesame della direzione.

Queste domande posso aiutare a migliorare il coinvolgimento del Top Management nell'attività di audit e migliorarne quindi l'efficacia.
La prossima settimana parleremo degli audit interni. 


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